En el ámbito de la gestión de proyectos, evitar situaciones como las que provoca el scope creep es crucial. Tener claro desde el principio cuál es el verdadero alcance de proyecto ayudará al equipo encargado de la ejecución a evitar complicaciones después de la adjudicación. Si quieres saberlo todo acerca del síndrome del lavadero, quédate con nosotros.
En este artículo te explicamos en qué consiste exactamente el scope creep y por qué es importante controlarlo. Asimismo, mencionamos algunos consejos prácticos que pueden ayudar a un equipo a evitar el síndrome del lavadero y la corrupción del alcance en la gestión de proyectos.
¿Qué es el scope creep y por qué es vital controlarlo?
Scope creep es una expresión en inglés que en español conocemos como síndrome del lavadero o corrupción del alcance. Se utiliza en el ámbito de la gestión de proyectos para hacer referencia a aquellas modificaciones del proceso que no se contemplaban en un principio. Para entender mejor de qué estamos hablando, es necesario hablar brevemente sobre el alcance del proyecto. ¿Qué es?
Siendo aún más precisos, el scope de un proyecto (en español, alcance del proyecto) es el marco en el cual se desarrolla toda la actividad. En este contexto, es la definición de los requisitos y objetivos del trabajo encomendado. Para obtener un correcto scope, es necesario llevar a cabo una correcta planificación y establecer unos objetivos que sean realistas y se puedan asumir. En este punto es, precisamente, donde puede aparecer la corrupción del alcance o scope creep.
Cuando no se ha determinado correctamente el alcance del proyecto, aparecen problemas en la gestión del mismo. En ocasiones, esas complicaciones serán menores y se solucionan con relativa facilidad. Sin embargo, incluso cuando el scope creep o síndrome del lavadero no provoca fallos graves en la gestión de un proyecto, el equipo debe dedicar un esfuerzo adicional a tareas que no se habían especificado desde el inicio. No cabe duda de que esto es un problema a la hora de mantener el plan inicial y evitar la desorganización. Y en el peor de los casos, la corrupción del alcance pueden desviar la atención de los objetivos principales, obligando al equipo a dedicar recursos a tareas que en realidad no deberían desarrollarse.
Scope creep en gestión de proyectos: ¿por qué aparece?
Hay varias razones por las que se puede producir el scope creep durante la gestión de un proyecto. Conocer estos motivos de cerca te ayuda a evitar el síndrome del lavadero al efectuar tareas pactadas con tus clientes.
Corrupción del alcance por falta de comunicación
La comunicación con el cliente o con los diversos departamentos de una misma empresa es fundamental. Siendo así, las vías de contacto deben estar siempre abiertas para que las diferentes partes envíen los comentarios oportunos. Para evitar el scope creep también es básico evitar los malentendidos. Una buena forma de hacerlo es llevar un registro por escrito de las peticiones realizadas y de los objetivos establecidos desde el inicio. Por otro lado, es necesario cerciorarse de que todos los implicados en la gestión del proyecto han comprendido correctamente el alcance de las tareas que les han sido asignadas. En resumidas cuentas, se requiere mucha comunicación y de calidad.
Control de cambios deficiente
Otro error grave que se comete y que desemboca en el síndrome del lavadero es un control de cambios deficiente. ¿A qué nos referimos con esta idea? A evitar que los implicados tengan potestad para hacer cambios sin respetar el conjunto de protocolos establecidos. O lo que es lo mismo, que apliquen modificaciones en el proyecto sin ningún tipo de control. Aquí es donde se hace especialmente necesario disponer de un sistema que controle los cambios que se implementan a lo largo de todo el proyecto, junto a una evaluación que determine si siguen o no los objetivos adecuados.
No ser realista o concreto al establecer objetivos
El scope creep o síndrome del lavadero podría gestarse desde el principio del proyecto. Si los objetivos no están claros o son poco realistas, poco a poco se producirá una corrupción del alcance con consecuencias poco predecibles.
Los cambios se notifican tarde
La notificación de cambios a destiempo provoca la aparición de nuevas tareas que no se contemplaban al empezar el proyecto. Como consecuencia, el síndrome del lavadero hace acto de presencia. Recibir comentarios o alteraciones demasiado tarde desvirtúa los objetivos y provoca un descenso importante en la productividad. Hasta es posible que el proyecto no culmine con éxito.
Consejos para que el scope creep no te pase factura
Todo lo mencionado anteriormente son causas frecuentes que favorecen la corrupción del alcance y el scope creep. Afortunadamente, hay diversas soluciones para que esto no se convierta en un problema durante la gestión de proyectos. Aquí tienes cuatro sugerencias:
- Los cambios se cobran. Cabe la posibilidad de que el alcance del proyecto se vea alterado por el deseo explícito del cliente. Debido a esto, hay que dejar claros de antemano los términos y condiciones para facturar los cambios adicionales.
- Llevar un registro de las interacciones del equipo con el cliente o con otros departamentos. Mantener un registro escrito de todo lo que se decide durante la ejecución del proyecto permitirá identificar en qué punto falló el proceso y evitar el mismo error de nuevo.
- Planificación ante todo. Antes de iniciar la gestión del proyecto, debe existir un plan de acción claro, en el cual no haya fisuras.
- El scope creep a veces es inevitable. Aceptar que es posible que el alcance se vea corrompido te ayudará a aplicar los cambios necesarios con mayor celeridad. Recuerda, la gestión del proyecto no siempre es perfecta. A veces las cosas fallarán y lo prioritario es solucionarlo lo antes posible.
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